PIM system: Hvad er det, og hvorfor skal du IKKE have det?

Føler du, at dine produktdata ligger spredt ud i øst, vest, på Gran Canaria og alle mulige steder, de ikke bør ligge?

Hvis ja, så kunne det være fristende at anskaffe sig et PIM-system, der samler alle dine produktdata ét sted.

Men et PIM-system er en dyr investering, og det er langt fra alle webshops, der får nok værdi ud af systemet til at retfærdiggøre omkostningerne.

Derfor vil vi i dette blogindlæg gennemgå, hvad et PIM-system egentligt er, og hvilke overvejelser du skal gøre dig, før du investerer i det.

Hvad er et PIM-system?

PIM står for Product Information Management og er et system, der centraliserer produktinformation på tværs af forskellige salgskanaler.

Med et PIM-system kan virksomheder hurtigt opdatere og distribuere produktspecifikationer, billeder, priser og andre data til diverse platformsudbydere og markedspladser, hvilket reducerer risikoen for fejl markant.

Indførelsen af et PIM-system i en virksomheds infrastruktur kan sammenlignes med at ansætte en dataansvarlig. Systemet koordinerer alle produktdatastrømme og sikrer effektivitet i produktoplysningernes håndtering og distribution ligesom en dataansvarlig vil gøre. På denne måde forbedres kundeoplevelsen, da informationen er konsistent, korrekt og tilgængelig, når kunden søger efter den.

PIM-systemet kan derfor blive en ekstrem vigtig brik til at understøtte væksten og skalerbarheden af en webshop.

Forskellen på PIM og lignende systemer

PIM-systemer adskiller sig markant fra andre datahåndteringssystemer som eksempelvis ERP- og DAM-systemer.

Selvom både PIM- og ERP-systemer håndterer vigtige virksomhedsdata, er ERP (Enterprise Ressource Planning) fokuseret på interne processer som bogføring, ordrestyring og supply chain management. PIM koncentrerer sig udelukkende om produktdata og deres kvalitet udadtil.

DAM-systemer (Digital Asset Management) håndterer digitale filer som billeder og videoer, som kan integreres med et PIM for at berige produktinformation. PIM er dog bredere og omfatter alle typer produktdata, inklusive tekniske specifikationer og prisinformation.

Et PIM-system er altså dedikeret til produktinformationshåndtering, mens lignende systemer som ERP og DAM fokuserer på andre centrale virksomhedsområder. Hvis du driver omnichannel-markedsføring og salg på din webshop, kan et PIM-system samarbejde med andre systemer og dermed forbedre din webshop på flere områder.

Nu har kigget på, hvad et PIM-system er, og hvordan det fungerer. Lad os derfor kigge på, hvilke fordele og ulemper, der er ved systemet.

Fordele ved at anvende PIM

Den største fordel ved PIM er, at man kan spare en masse tid. Automatisering af produktdataflowet optimerer arbejdsprocesserne og frigør ressourcer, som i stedet kan bruges til vækststrategier og kundeservice.

Effektivisering af arbejdsgange

Med et PIM-system kan e-handelsvirksomheder optimere deres arbejdsprocesser betydeligt.

1. Samling af produktdata: Centralisering af produktinformation minimerer tidsforbruget for dataindsamling.
2. Kvalitetskontrol: Ensartet og automatiseret validering af data sikrer færre fejl.
3. Opdatering og vedligehold: Automatiserede processer for opdatering af produktdata reducerer manuelt arbejde.
4. Markedstilpasning: Hurtig og præcis tilpasning af produkter til forskellige markeder og salgskanaler.
5. Integrering med andre systemer: PIM kan integreres med ERP- og CRM-systemer, hvilket sikrer ensartede arbejdsprocesser på tværs af organisationen. Dette resulterer i hurtigere time-to-market for produkter og kampagner. Reduktion af redundante opgaver frigiver ressourcer til at arbejde på vækstfokuserede opgaver.

Øget salg og bedre kundeoplevelser

Ved at anvende detaljerede og opdaterede produktinformationer, kan webshops skabe målrettede marketingkampagner. Disse kampagner kan fremhæve relevante produkter for individuelle kunder, hvilket øger sandsynligheden for konvertering betragteligt.

En ensartet produktpræsentation på tværs af alle salgskanaler sikrer et professionel udtryk overfor kunderne og styrker tilliden til brandet. PIM muliggør denne ensartethed ved at være kilden til korrekt produktinformation.

Når kunden søger på produkter i din webshop sikrer datastyring fra PIM en mere intuitiv og tilfredsstillende shoppingoplevelse. Dette mindsker bounce rates, da flere kunder kan finde frem til de rigtige produkter.

Ulemper ved at anvende PIM

Selvom PIM-systemer har mange fordele, er der også nogle ulemper, du kraftigt bør have med i dine overvejelser:

1. Omkostninger: Implementering og vedligeholdelse af et PIM-system kan være en betydelig investering. Prisen kan svinge meget, men er ofte er man oppe og betale over 100.000 i årlig betaling. Her er omkostningerne for både opsætning og service medregnet.
2. Kompleksitet: PIM-systemer kan være komplekse at implementere og kræver stor teknisk ekspertise, der enten er dyr at skaffe eller er et tidskrævende arbejde for dine egne eksperter. Når systemet både skal integreres med dit CRM- og ERP-system, der på forhånd er integreret med hinanden, øger det kompleksiteten, hvilket øger risikoen for systemfejl.
3. Tidskrævende: Overførsel og organisering af produktdata i et PIM-system kan være en tidskrævende proces, især hvis der er store mængder data eller komplekse datastrukturer. Ligeledes kan integrationen mellem PIM og de andre systemer nemt tage et halvt til et helt år.
4. Afhængighed af datakvalitet: Et PIM-system er kun så godt som de produktdata, der fodres ind i det. Hvis dine produktdata er unøjagtige eller mangelfulde, kan det påvirke systemets effektivitet og pålidelighed. Det er vigtigt at veje fordele og ulemper op, før man beslutter sig for at implementere et PIM-system i sin virksomhed.

Når man skal have styr på sin data, er det vigtigt at få struktur på sine varenumre. Du kan læse mere om, hvordan du nemt kan gøre dette i vores blogindlæg her:
Sådan sikrer du en struktureret og overskuelig webshop

PIM-systemet er ikke smart

Et PIM-system er ikke smart i sig selv – det er integrationerne mellem dine andre systemer, der gør det værdifuldt:

“Vi anbefaler vores kunder hos Salecto, at de IKKE skal investere i et PIM-system. I stedet findes der allerede systemer indbygget i fx Magento, der kan opfylde de samme behov som et PIM-system. Magento er i og for sig et PIM-system, da den kan håndtere produktdata på stort set samme måde som et dedikeret PIM-system.” – Anders Tjørnelund, CEO hos Salecto

Magento er “født” til både at vise produktdata og distribuere dem i forskellige formater som CSV- og XML-filer osv.
Det er vigtigt at bruge dine penge fornuftigt og med fokus på at vækste dine forretning.

Implementering af PIM i din webshop

Som sagt kan implementeringen af PIM på din webshop hurtigt blive en dyr og kompleks affære. Dels er det tidskrævende, da du ofte skal bruge ekspertise udefra og skal holde løbende møder dem dem. Og dels kræver det meget planlægning, da der vil komme perioder, hvor dine produktinformationer ligger lidt i et limbo.

Derfor er det en god ide at lave en grundig analyse af både nuværende og fremtidige behov før implementeringen.

Implementeringsprocessen involverer typisk en række faser lige fra at definere kravspecifikationer, vælge det rigtige system, og konfigurere det til virksomhedens unikke processer, til at træne medarbejderne i brugen af systemet.

Valget af platformen og partner bør træffes med omhu og med fokus på langsigtede fordele for virksomhedens vækst og skalering.

Skal du have PIM til din webshop?

Før du tager det endegyldige valg om, at du skal have PIM til din webshop, skal du have et par overvejelser i baghovedet:

1. Analyser virksomhedens nuværende datastruktur: Identificér eventuelle mangler og forbedringspotentialer, og vurder om det vil give mening at anskaffe et PIM-system. På de fleste webshop-platforme kan man ordne dette inde i systemet.
2. Definer klare mål: Hvordan skal PIM-systemer forbedre din webshop nu her og på sigt? Hvor meget skal PIM reducere mængden af fejl, før det kan mærkes på bundlinjen? Osv.
3. Vurder PIM-systemets integrationsevner: Se på om systemet kan integreres med dine nuværende CMS- og ERP-systemer. Igen er det en kompleks omgang, og jo flere systemer, der skal integreres, desto mere kompleks bliver setuppet. Dette kan øge risikoen for systemfejl.
4. Udarbejd en tidsplan: Se på hvor lang tid PIM tager at implementere med med realistiske deadlines og milepæle. Normalt tager det omkring 3-6 måneder at implementere et PIM-system afhængig af kompleksiteten, ekspertisen og økonomien, man stiller til rådighed for projektet.
5. Vælg den rette PIM-løsning: Lav en grundig evaluering af PIM-leverandøren ud fra funktioner og servicevilkår. Strategiudvikling kræver en dyb forståelse af virksomhedens langsigtede vision. Implementeringen af et PIM-system er ikke blot et teknisk projekt, men en transformation af hvordan dine produktdata håndteres.

Normalt giver det først mening at få et PIM-system, hvis du har en stor forretning med mange varenumre og mange varekategorier. Især når man distribuerer sine produktdata til forskellige kanaler, kunder leverandører osv.

LÆS OGSÅ: Den digitale kunderejse skåret ud i pap

Hvilket PIM-system skal du vælge?

Hvis du alligevel har besluttet dig for at få et PIM-system, på trods af vores anbefalinger imod det, er det vigtigt at være godt forberedt. Hvilket system skal du så vælge? Der findes et hav af forskellige udbydere på markedet, fx Plytix, Pimcore og Kontainer. Når du skal vælge udbyder, skal du overveje følgende:

1. Afdæk virksomhedens specifikke behov: Forstå hvilke funktioner jeres PIM-system skal have. Ikke alle PIM-systemer tilbyder samme services.
2. Evaluer teknologiske aspekter: Er systemet brugervenligt, skalerbart og har gode integrationsmuligheder?
3. Undersøg leverandørens anmeldelser og supportstruktur: Læs anmeldelser og testimonials af forskellige services og se, hvad I kan forvente af kundesupport efter implementering.
4. Sammenlign omkostninger: Hvad koster både implementering og løbende drift af systemet, og hvilket system har det bedste investeringsafkast.
5. Planlæg fremad: Vælg et system, der kan støtte fremtidig vækst og udvidelse af produktkategorier. Det er yderst vigtigt at træffe et velovervejet valg, når det gælder PIM-løsninger. Det kan være dyrt og tidskrævende at vælge forkert.

Uddannelse af medarbejdere og systemintegration

Implementering af et PIM-system kræver nødvendigvis en organisatorisk omstilling, hvor medarbejderkompetencer spiller en central rolle. Det er afgørende, at medarbejderne forstår systemets funktionaliteter og potentialer, for at de effektivt kan anvende det i deres arbejde.

En grundig oplæring er essentiel for en smidig overgang til det nye system. Dette indebærer typisk en kombination af onboarding-sessioner, workshops og løbende support.

Integrationen kan indebære tilpasninger af eksisterende CRM-, ERP- eller e-handelsplatforme, så de kan udveksle data problemfrit med PIM-systemet.

Bemærk at dette også skal tænkes ind i omkostningerne, hvis du skal investere i PIM. Beløbet, systemet koster årligt, kan nemt komme til at stige, når man medregner konsulenttimer og onboarding af medarbejdere ind i det.

Et velimplementeret PIM-system fungerer bedst, når det er fuldt integreret med virksomhedens øvrige IT-arkitektur. De bedste løsninger er ofte de dyreste. Ved PIM-systemer er det ingen undtagelse.

Du kan starte med selv at blive ekspert i dataimport i Magento 2 via vores guide her:
Begynderguide til dataimport i Magento 2

Fremtiden for PIM

Med den fortsatte digitalisering og stigende mængder af data ser vi, at e-commerce-platforme tilbyder indbyggede løsninger til at samle og administrere produktdata. Disse indbyggede løsninger kan fungere som et alternativ til et dedikeret PIM-system og kan dække behovet for flere e-commerce-virksomheder.

Det er vigtigt at evaluere de funktioner og muligheder, der tilbydes af e-commerce-platformen, for at afgøre, om det opfylder dine specifikke behov for produktdataadministration, før du beslutter dig for at investere i et separat PIM-system.

Teknologien bag kunstig intelligens kommer til at blive integreret i PIM-systemer på et tidspunkt, hvilket gør dem i stand til at forbedre datakvaliteten, forenkle produktklassificering og forudsige markedsbehov.

I et eller andet omfang bliver kunstig intelligens også implementeret i backenden på e-commerce-platforme. Derfor er det ikke nødvendigt at skifte til et PIM-system af den grund. Dine behov for datahåndtering vil derfor i fremtiden være dækket af det interne system på din e-commerce-platform.

Afsluttende tanker

Det er vigtigt, at man kraftigt overvejer, om et PIM-system overhovedet er nødvendigt for din webshop. Vi anbefaler faktisk, at man ikke investerer i et PIM-system, da mange e-commerce-platforme allerede har indbyggede funktioner til at håndtere produktdata i deres backend.

Disse indbyggede løsninger kan spare dig for omkostninger og kompleksiteten ved at implementere og vedligeholde et PIM-system. Disse penge er bedre brugt på at vækste andre dele af webshoppen såsom et øget marketingsbudget, bedre moduler til hurtigere indlæsningstider, bedre kundesupportværktøjer, udvidet produktsortiment osv.

Det vigtigste er, at du kigger på dine behov for din webshop og afgør, hvilke systemer, der er værd at investere i.

Ønsker du at høre mere om alternativer til PIM-systemer og bare have en generel, uforpligtende snak om din webshop? Kontakt os i dag, og lad os tage en snak om, hvilke områder dit vækstpotentiale ligger i.